Como administrar nuestro tiempo

Aprender a decir no puedo, no quiero, no es necesario.

Una de las cosas que he aprendido en los últimos años desde que comencé mi carrera como profesional freelance es que ser complaciente trae muchos problemas, dolores de cabeza y pérdidas de tiempo, y aprender a decir que no a algunas cosas es muy saludable y laboralmente eficaz.

Puedes comprar cualquier cosa menos “tiempo” por eso no puedes darte el gusto de desperdiciarlo y en el entorno laboral, donde tu tiempo debe traducirse en productividad o estás fuera, aprender a administrar nuestro tiempo es de vital importancia.

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En el entorno laboral, debes formularte algunas preguntas antes de acceder a nuevas responsabilidades, por un lado debes analizar si el trabajo que están solicitándote “Puedes” cumplirlo, los motivos pueden ser varios, no tienes el tiempo, las herramientas, los conocimientos, etc. Otra pregunta que debes hacerte es si “Quieres” hacerlo, como te ves cumpliendo esa función, si la responsabilidad que conlleva excede a tu puesto, etc. En este caso debes analizar cuales son las posibilidades que te ofrece desempeñar esa tarea ya sea ingresos extras o acceso a nuevas capacitaciones que engrosarán tu experiencia y tu CV.

También debes evaluar si “Es Necesario” que lo hagas, muchas veces nos encontramos con que realizamos tareas que otras áreas las realizan, o son responsabilidad de otras personas por lo que el trabajo tiene un resultado Cero, tu tiempo fue desperdiciado.

Sumar actividades para ahorrar tiempo

Aunque parezca contradictorio hay algunas actividades que nos ahorrarán tiempo, por ejemplo:

• Llevar una agenda de actividades con horarios (y cumplirlos) es el tip por excelencia, conozco directivos que cada año estrenan agenda pero la utilizan los 3 primeros días, también conozco otros que cada año se compran una más grande y con más hojas porque le sacan el máximo provecho. Nuestra agenda debe incluir no sólo la jornada laboral, sino también el descanso, el esparcimiento con la familia y un tiempo para capacitación personal.
• Pedir que los informes y comunicados sean pasados por escrito antes que por teléfono: hay personas que cuando hablan por teléfono dan muchas vueltas para algo que pueden decir en diez palabras , utiliza esto especialmente con ellos…cuando ves que dan muchas vueltas diles: ¿me lo podrías mandar por correo por favor, estoy atareado?, y dentro de lo posible pídeles que incluya un breve resumen al inicio de manera tal que puedas leer rápidamente todos los correos electrónicos e informes y así poder categorizar entre lo que es urgente y lo que es importante y darle prioridad a lo importante.
• Revisar el correo electrónico sólo dos o tres veces en el día, si es urgente o importante te comunicarán telefónicamente que te han enviado un correo.
• No suscribirse a todos los boletines de las páginas que nos gustan, sólo a los que aportan material valioso que nos edifica profesional o espiritualmente, y tener nuestras páginas favoritas…en la carpeta de Favoritos de nuestro navegador y de ser posible agrupadas por tema Ej: Noticias, Novedades del sector, Cursos On-line, etc

Organizar las reuniones

Otras cosas que nos quitan mucho tiempo son las reuniones, éstas muchas veces suelen tardar demasiado entre que se espera a los demorones, se ponen al día con lo cotidiano y luego arrancan con el tema que convoca pueden pasar varios minutos, inclusive horas.
Para evitar esto si tú eres quien organiza:

• Establece con anterioridad los puntos a tratar y comunícalos a los asistentes:  Enviar los temas con antelación abre la oportunidad a los que asistirán de enviar sus dudas o sugerencias.
• Establece un tiempo de tolerancia de 10 minutos y un horario de finalización, si tú cumples con los horarios pautados las personas se acostumbrarán a ello y ajustarán sus horarios para estar a tiempo. 
• Envía un resumen de lo establecido en la reunión para fijar las pautas a seguir y las medidas que se tomaron, una buena costumbre es hacer circular una notificación para que sea firmada por todos los miembros que están involucrados (tanto asistentes como no asistentes). Para hacer un buen informe lo ideal es grabar las reuniones, hoy en día todos los teléfonos celulares poseen la función Grabador de voz…utilízala, vacía la memoria de tu teléfono elimina todos esos videos e imágenes que están ocupando espacio innecesariamente y aprovecha esa herramienta a tu favor.

Si tu no eres quien organiza la reunión, sólo puedes acercar estas sugerencias al responsable indicando que tu tiempo es acotado por lo que le agradecerías que pueda implementar estos tips y si tu puedes ayudarlo en algo ofrécelo, recuerda que la meta es ahorrar tiempo.

Para ahorrar tiempo en casa también podemos sumar algunas actividades extras:

• Mirar menos TV y no mirar noticieros, he descubierto que leer las noticias en Internet te ahorra mucho tiempo porque sólo profundizas en los temas que realmente te interesan y programar el DVD para grabar nuestros programas favoritos nos evita los anuncios.
• Otro buen ejercicio es realizar un informe a conciencia de las actividades que realizamos durante el día indicando el nombre de la actividad, horario de inicio y finalización, esto nos dará un diagnóstico de cómo estamos utilizando nuestro tiempo.

Recuerda:

Administrar nuestro tiempo es administrar nuestra vida 

(Cita del material para Grupos Pequeños del CFC: Tiempo de Agradarle con Todo) 

Comunicación Asertiva

“La comunicación interpersonal es un arte” rezaba un apunte de la materia Planificación, y me llamó la atención…¿que tiene que ver con Planificación, la comunicación efectiva?, y profundizando en el tema descubrí que para que una planificación estratégica nos de los resultados esperados debemos tener una comunicación eficaz y ser asertivos en nuestras relaciones.

La Comunicación Asertiva no es una técnica con pasos específicos a seguir, es un conjunto de principios básicos que una vez que son dominados a través de la experiencia de aplicarlos en “todos” nuestros vínculos y entornos resulta una llave para obtener excelentes resultados, ya sea que tengamos entrevista con un cliente, jefe o superior, estemos frente a una negociación, presentando una propuesta, capacitación o defendiendo un proyecto organizacional; pero también es totalmente aplicable durante una cena en familia, una propuesta de matrimonio, una conferencia de prensa o una reunión con amigos.
Son habilidades que se pueden aprender y reafirmar.

Saber expresar y defender nuestras posturas, lo que sientes y piensas, y obrar en consecuencia, sin pasividad o agresividad es tener un comportamiento asertivo.

Debemos aprender a escuchar y observar la conducta del otro, luego determinar su estilo de comportamiento. Nuestra inteligencia emocional debe ser la correcta y debemos manejar nuestros sentimientos frente a los demás para no tener conductas agresivas o pasivas.
Al determinar cómo es el tipo de público a quien me dirijo, puedo comprender su postura y actuar en consecuencia para presentar y defender la mía. Debemos ponernos en el lugar del otro y tratarlo asertivamente, aunque él no se comporte de igual manera.

Principios para trabajar en nuestras comunicaciones

• Firme comunicación visual: Saber mirar con serenidad y sin titubeos a otra persona.
• Buena Postura: Saber estar erguido y moverse suavemente y con naturalidad.
• Ademanes Naturales: Estar relajado y actuar natural cuando hable.
• Ropa Apropiada: Vestirse apropiadamente para el medio.
• Voz y Variedad Vocal: Usar la voz como instrumento sonoro y resonante.
• Atraer la atención del que escucha: Mantener un activo interés y la atención de cada persona con la que usted se comunica.
• Uso efectivo del humor: Saber usar el humor, para crear un lazo entre Usted y la persona que lo escucha.
• Ser uno mismo: Ser auténtico.
• Uso efectivo del lenguaje y las palabras: Usar el lenguaje de una manera clara y apropiada, con pausas y sin muletillas.
• Utilizar vocabulario asertivo: “Yo pienso”, “Yo siento”, “Yo quiero”.
• Palabras de colaboración (“Vamos a ver”, “¿Cómo podemos resolver esto?”, Me gustaría resolver juntos el inconveniente ¿Cómo podría ayudarte?).
• Demostraciones de interés por el otro (“¿Qué piensas tú?”, “¿Qué ves?”)

Fuentes:

• Apunte Año 2010 de la materia Planeamiento del IESERH
• Tomo 6 “La comunicación” de la Enciclopedia “Grandes Temas” Editorial Salvat (nunca desestimes la biblioteca de los abuelos)

Te dejo un video a modo de ilustración, aquí también hacen referencia a la importancia de repetición de una postura y el centrarse en lo relevante.
Aplica estos conceptos, llévalos a la práctica y asómbrate de los resultados, que tengas una excelente semana!!